Por Juan Germán Gayoso Arnillas
Tags: Cultura, valores, Wiki, aprendizaje, mejora.
El uso de una plataforma tipo Wikipedia potenciará tu empresa al reconocer la importancia de la cultura con las lecciones aprendidas y la experiencia del equipo como pilar de su crecimiento. Acá te explico el cómo y porqué.
Resumen.
Si dejas que la cultura en tu empresa se cree sola, no esperes a que todos colaboren entre sí. Crear y potenciar el uso de una Wiki en tu empresa te ayudará a crear una organización comprometida, colaborativa y de apertura al conocimiento.
La cultura empresarial es un factor importante en el éxito de la gestión de las empresas como Toyota, que desde la postguerra iniciaron un esfuerzo constante de mejora de su industria que los ha llevado a ser una de las mayores empresas de fabricación de automóviles en el mundo.
En el libro la manera Toyota: 14 principios de gestión[1], se narra como la cultura en la organización es importante para los resultados de largo plazo en los que se avoca la empresa.
Asimismo, en el modelo Shingo[2], se comenta que la cultura es relevante y debe ser cuidada por la más alta gerencia. Es la función principal de los directivos, dado que esta hará que las personas y sus capacidades se alineen a los objetivos y valores de la empresa.
Con este preámbulo histórico de lo relevante en la estrategia japonesa de la cultura y su transmisión es necesario analizar los negocios de construcción. No cabe duda de que existe lógica en el planteamiento de gestión de Toyota, sin embargo, el presente documento busca argumentar la herramienta de transmisión de todo este bagaje cultural a la organización.
Se requiere por lo tanto una herramienta que resuelva la necesidad de gestionar el conocimiento, documentar los procesos, generar aprendizaje e innovación incremental, servir de pilar de la colaboración y de la gestión integrada del proyecto.
La implementación de una Wiki es una alternativa a esta necesidad y no requiere programación o costos excesivos de implementación para desplegarla y hacerla accesible a toda la empresa. Plataformas como Wikidot, Fandom o la misma Wikipedia con MediaWiki pueden adaptarse a cada necesidad y presupuesto.
Desarrollo.
A la fecha las organizaciones cuentan en el mejor de los casos con documentos físicos, manuales de operación en formato digital o instructivos extensos de cómo es que operan.
A su vez utilizan como elemento de transmisión de todo este conocimiento el correo electrónico o medios físicos análogos o digitales. Por último, el aprendizaje que pudiese haberse creado en los proyectos queda en archivos digitales dentro de los directorios de los proyectos.
En ninguno de los casos descritos existe una manera práctica para transmitir y absorber el conocimiento generado. es más, en todo este basto grupo de herramientas no existe una facilidad para la búsqueda del contenido por la variedad de formatos y medios.
Por si fuera poco, los documentos que se generan en los casos que se tiene una empresa con sistemas de gestión queda entrampado en procesos o flujos de actualización de la información y por lo tanto la capacidad de modificación se entrampa por el mismo sistema que busca tener versiones nuevas del contenido.
Esa rigidez de los sistemas estándares genera información paralela en cada persona o grupo de personas que alteran o mejoran la información, pero no la transmiten al resto de la organización por el proceso que implica actualizar la información.
Por su parte el correo electrónico genera problemas dado que el proceso mismo de diálogo no promueve la colaboración, genera hilos paralelos o redes de respuestas que no promueven el crecimiento o maduración de las ideas, sino que exacerban las posturas y opiniones. Al final no consolidan los esfuerzos y opiniones de todos los que participan y por ende no concluyen con una idea potente de cambio o mejora.
Entonces que planteamiento puede adaptarse a un esquema dinámico de mejora y aprendizaje, que permita democratizar el conocimiento, tanto en su creación como en su uso.
En 2001 entró en funcionamiento una página web cuyo fin era generar una enciclopedia colaborativa, su nombre Wikipedia es la unión de Wiki, palabra de origen hawaiano que denota rapidez y enciclopedia.[3]
El motor de la Wikipedia, MediaWiki[4], es una aplicación basada en web que permite armar una enciclopedia propia con contenido curado específico para un grupo o gremio y por lo tanto es una buena alternativa para solucionar el problema identificado.
Las ventajas que genera tener la Wikipedia son:
- Fomenta la participación de todos en el conocimiento que va generando la empresa.
- Permite el intercambio y maduración de ideas basados en un proceso colaborativo de creación del contenido.
- Permite compartir el contenido de los archivos de lecciones aprendidas que se van generando en las distintas áreas de una organización.
- Permite universalizar la información de la empresa.
- Democratiza el acceso a la información y evita que se creen clústeres de documentos personales.
- Democratiza la generación de conocimiento dado que todos tienen la posibilidad de editar o añadir conceptos o ideas nuevas al contenido existente.
- Permite la evolución inmediata del conocimiento actual, de una manera más directa y sin tanto proceso o flujo administrativo.
Esto se puede resumir en las siguientes ideas de mejora:
Advertencia para el implementación.
Se ha descrito la importancia de la cultura, de la transmisión de las lecciones aprendidas y del aprendizaje adquirido por los miembros de al organización, la necesidad de compartir el bagaje entre todos los miembros de la empresa.
En primera instancia y antes de empezar a instalar y usar una Wiki es necesario que la empresa y sobre todo sus directivos conceptualicen bien este concepto.
Interiorizar el concepto de tener una Wiki en la organización va no sólo con las ganas de querer tenerlo sino lo que implica en la organización tener una plataforma de conocimiento.
Debe haber por parte de los directivos el compromiso de entender la magnitud de lo que implica preocuparse por la cultura en la organización.
El esfuerzo de creación y de mantenimiento de la Wiki requiere de las personas y se les debe reconocer como parte integral de su trabajo el esfuerzo que hagan.
Para este logro se deberá asignar personas que funcionen a manera de evangelistas en el proceso de generación y auditoría del contenido que se cuelgue en la Wiki. De esa manera ellos serán los que impulsen el uso de la plataforma a la organización.
Cómo empezar con la Wiki empresarial.
Se tienen en la actualidad varias alternativas desde gratuitas, gratuitas con limitaciones y de pago que permiten armar una Wiki sin mucho problema.
En el caso de la experiencia levantando una Wiki privada se utilizó una plataforma pagada de Wiki llamada Wikidot.com la cual te permite generar una Wiki que control de acceso para tu organización con una suscripción anual cómoda.
Si el contenido se desea hacer abierto se puede utilizar tanto la Wikipedia como Fandom[5] que es una plataforma igual a Wikipedia, basada en su motor MediaWiki.
Si uno cuenta con un servidor o espacio de servidor en algún hosting puede desplegar el motor de MediaWiki[6] dentro de él y con un poco de programación adicional puede hacer un módulo de acceso.
El contenido inicial.
Una vez que se tiene la plataforma es necesario enfocarse en el contenido.
La recomendación en este sentido es reunir a aquellos evangelizadores que se escogieron en la organización y discutir que aspecto de trabajo de la empresa es relevante para ingresar como contenido inicial en la Wiki. De esta manera y de manera análoga a cuando se llenan los canales previo al lanzamiento de un nuevo producto se debe generar un contenido que sea interesante y relevante en la empresa para que la presentación de esta nueva plataforma sea algo relevante y marque el inicio del esfuerzo por formar una cultura.
Otro contenido importante es generar un glosario de términos que sean usados en la empresa y que es bueno estandarizar y explicar el significado. Muchas veces las palabras pasan a ser usadas, pero no se entiende su significado o el real origen de por qué se les utiliza y es una buena oportunidad para que haya una conexión con ello.
La creación de contenido.
La creación de contenido debe ser un elemento estudiado por el equipo de evangelistas y con la participación de los directivos. Es importante esquematizar lo que será importante detallar, aquellos manuales e instructivos que en algún momento fueron trabajados y que en la actualidad han perdido relevancia.
El principio general es que la información debe ser transparente, la misma organización lo ve así y asumir que hay contenido reservado de conocimiento solo generará problemas en el futuro y desviaciones en la cultura, valores y maneras de hacer de la empresa dado que internamente la organización funciona con flujos formales e informales de trasladar el conocimiento.
La preocupación del secreto de la empresa tampoco debe ser un driver para restringir el contenido, la información debe estar allí, si alguien la toma y luego en el tiempo se desvincula en la organización podrá llevar un pedazo del contenido, pero la cultura que se ha creado en torno a la mejora continua y trabajo colaborativo será muy difícil copiar sin todo el alineamiento de la organización.
En las empresas constructoras los informes de obra, tanto finales como preliminares son una buena fuente de información para la Wiki, allí están explicados los materiales y procedimientos nuevos y acciones correctivas a problemas que tuvieron que aplicar. Es importante levantar esa información dado que el mismo motor de Wiki puede buscar ese contenido de manera fácil por lo que será más viable ara las nuevas obras o proyectos tener información de ayuda para entender los problemas y con ello el concepto de mejora continua será aplicable en la organización.
Los rendimientos y estudio del trabajo es otra fuente de información que junto con las lecciones aprendidas ayudan a las nuevas generaciones en la empresa a entender cómo hacer las cosas y a cuestionar lo ya establecido para poder plantear mejoras.
Si la empresa es más de servicios las lecciones aprendidas son invaluables en la Wiki, allí están almacenada la experiencia de los equipos que en algún momento trabajaron y no solo sacaron un proyecto exitoso sino también aquellos errores y que efecto tuvieron que pueda servir para predecir situaciones nuevas que tengan similitud con lo que anteriormente pasó.
Conclusiones.
Con el uso de herramientas adecuadas de manejo y difusión de la información es posible propiciar una cultura y valores adecuados en las empresas.
A su vez el contenido y su facilidad de ubicación y búsqueda ayudan al aprendizaje y a evitar errores reiterativos por falta de entendimiento de lo que pasó en aquellas situaciones.
La trascendencia del simple acto de dejar plasmada tu experiencia en una plataforma de acceso general a toda la organización es un elemento de motivación no monetaria que debe ser manejado por los directivos para potenciar la cultura y valores de los trabajadores.
Es importante dejar las comunicaciones basadas en limitar responsabilidades y transformarlas en elementos de crecimiento y resolución de problemas. Una organización analítica, de cuestionamiento del status quo y de crecimiento constante de cada uno de sus miembros es importante para la subsistencia de la empresa en situaciones de cambio como las que se viven en este momento por la pandemia.
[1] Liker, Jeffrey K. (2004). The Toyota way : 14 management principles from the world’s greatest manufacturer. New York :McGraw-Hill,
[2] https://shingo.org/shingo-model/
[3] https://en.wikipedia.org/wiki/Wikipedia
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